ما نظم المعلومات الإدارية؟

في هذا الموضوع سنتعرف أهمية نظم المعلومات الإدارية ، وهي عبارة عن مجموعة من الأنظمة التي يمكن من خلالها اتخاذ أفضل القرارات، و توفير المعلومات التي يحتاج إليها المديرين، فهي لا تتمثل في كيان متكامل وحسب بل انها عبارة عن مجموعة من الأنظمة التي يمكن أن تساعدنا على معرفة كيفية تسليم المعلومات ،وطريقة نقلها ،وتخزينها.

ان توفر في معرفة كيفية تسليم المعلومات وطريقة نقلها وتخزينها.

نبذة بسيطة عن نظم المعلومات الإدارية – management information system

نظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems)‏ : هو علم ذو طابع تكنولوجي إداري حديث ، مهم في العصر الحالي.

* هناك تعريفات مختلفة لنظام المعلومات الإداري نذكر منها ما يلي:

– النظام الذي يتولى الإدارة بالمعلومات الدقيقة الوافية، اللازمة لاتخاذ القرار، في الوقت والمكان المناسبين.

-توليفة من الأفراد والأجهزة، التي تتولى عمليات جمع، ومعالجة، وتخزين البيانات ،واسترجاعها؛ بغية تقليل حالة عدم اتخاذ القرارات، وذلك … من خلال تلبية حاجة المديرين من المعلومات اللازمة، والضرورية في المجال.

-مجوعة من العناصر البشرية ،والتكنولوجية ؛لجمع البيانات، وتشغيلها طبقًا لقواعد، واجراءات محددة؛ بغرض تحويلها إلى معلومات تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات.

-طريقة منظمة، لتجهيز المعلومات عن ماضي، وحاضر ،ومستقبل العمليات الداخلية ،واستكشاف المتغيرات الخارجية للبيئة.

* استخلاص مجموعة من النقاط الاساسية المتعلقة بمفهوم نظام المعلومات الإدارية.

– نظام المعلومات مبني على الحاسوب في ادخال البيانات ،ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات تفيد متخذي القرارات.

– نظام يدعم وظائف التخطيط، والتنظيم، والتوجية، والرقابة في المنظمة.

– نظام يساعد المنظمة في اتخاذ القرارات وحل المشكلات.

-نظام يقدم للإدارة معلومات عن ماضي ،وحاضر المنظمة، ويتنبأ بالمستقبل.

-نظام يصف العمليات ،والأنشطة الداخلية للمنظمة، ويقارنها بالمعايير الموضوعية -أي أنه نظام يقدم للإدارة معلومات عن ماضي ،وحاضر المنظمة ،ويتنبأ بالمستقبل-.

العناصر الأساسية لنظام المعلومات:

توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات التي تحتاجها المنظمات؛ لإدارة نفسها بكفاءة، وفعالية، وعادة ما تكون نظم الكمبيوتر المستخدمة في الإدارة خمسة عناصر رئيسية وهي :

  1. الأجهزة
  2. البرمجيات
  3. البيانات
  4. الإجراءات (تصميم وتطوير الوثائق)
  5. الناس (الأفراد والجماعات والمنظمات).

يقع تحويل موارد البيانات ،و المنتجات ،للمستفيدين عن طريق معالجة البيانات.

فوائد نظم المعلومات الإدارية:

تقدم نظم المعلومات الإدارية العديد من الفوائد لمتخذي القرار.

  1. تقديم المعلومات إلى المستويات الإدارية المختلفة؛ لمساعدتها في اتخاذ القرار.
  2. تقديم المعلومات لجميع العاملين؛ لمساعدتهم في اداء انشطتهم الوظيفية.
  3. المساعدة في تقييم أنشطة المنظمة ، وإجراء عملية الرقابة.
  4. مساعدة المدراء على التنبؤ بالمستقبل ،بالنسبة لجميع أنشطة المنظم.
  5. حفظ البيانات؛ لغرض اتاحتها عند الحاجة لمستخدميها.

تقدم نظم المعلومات الادارية العديد من الفوائد لمتخذي القرار.

تخصص نظم معلومات الإدارية:

وتعد نظم المعلومات الإدارية متميزة عن غيرها من نظم الإدارة التقليدية ؛ لأنها تستخدم تحليل، وتسهيل الانشطة الاستراتيجية والتشغيلية. أكاديميًا يستخدم هذا المصطلح للإشارة إلى دراسة كيف يمكن للأفراد، والجماعات، والمنظمات، تقييم وتصميم وتنفيذ وإدارة واستخدام أنظمة وتوليد المعلومات، وذلك لتحسين الكفاءة وفاعلية الصنع ،وهو نظام يطلق عليه نظم دعم القرار، النظم الخبيرة، نظم المعلومات التنفيذية. معظم كليات إدارة الأعمال لديها قسم نظم المعلومات الإدارية جنبًا إلى جنب مع الإداراة من المحاسبة، التمويل، والإدارة والتسويق.

أهمية نظم المعلومات:

توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي ،والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.

التقارير التي تصدرها نظم المعلومات الإدارية

تصدر نظم المعلومات الإدارية نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة:

  • تقارير دورية Periodic Reports: وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة ، مثل شهر، سنة، …إلخ.

الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية

الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم؛ للمساعدة في توفير المعلومات ،وإدارتها ،واستخدامها في الحياة العملية.

المميزات:

وفيما يلي بعض من الفوائد التي يمكن أن تتحقق لأنواع مختلفة من نظم المعلومات الإدارية:

1- إعطاء صورة عامة عن الشركة والقيام بدور الاتصال ،وأداة للتخطيط.

2- توافر بيانات العملاء، وردود فعل يمكن أن تساعد الشركة على مواءمة إجراءات الأعمال لديها ،وفقًا لاحتياجات العملاء. يمكن للإدارة الفعالة للبيانات العملاء أن تساعد الشركة على أداء أنشطة التسويق والترويج المباشر.

3- يمكن لإدارة نظم المعلومات تساعد الشركة لكتساب ميزة تنافسية.

مراحل نظم المعلومات الإدارية

معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

  1. الدقة: معلومات ،وبيانات صحيحة.
  2. حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة في نفس اللحظة .
  3. التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
  4. الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما ،وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات.
  5. توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

ولأن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يخفف من الأعباء، والمصاريف المالية على الموظفين.

البرامج والشروط اللازم توافرها للعمل في هذه الإدارة:

  1. احترافية التعامل مع مجموع برامج Microsoft Office مثل Word – Excel – Access – Outlook -InfoPath
  2. وإجادة التعامل مع برامج الشبكات مثل: Network Watcher – Network Defense
  3. إجادة التعامل مع برامج عامة كبرامج الفيروسات وضغط الملفات ومعالجة الصور والنصوص

كما يجب أن يكون لديه القدرة في التعامل مع الأجهزة التي ترفق مع الكمبيوتر مثل: Data Show- Cameras – Faxes -Photocopier


الأمل هو شغفنا الممكن

معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا – Massachusetts Institute of Technology.

اقرأ ايضا:

كتبته : رنا جمال