التخطيط لتحقيق أعلى إنتاجية

من الطبيعي والمعروف لدينا جميعاً أنه دائماً لدينا عدد كبير من المهام يجب علينا القيام به في يومنا تمنعنا من تحقيق أعلى إنتاجية.

ولكن يكون للتكاسل والتسويف رأيٌ آخر.

سنتعلم معاً في هذا المقال كيف تخطط يومك لتحقيق أعلى إنتاجية وإنجاز جميع مهام اليوم.

*الأشياء اللازمة لتتمكن من تحقيق أعلى  إنتاجية

١_ ورقة وقلم:

وسنحتاجهم في كتابة الخطط اليومية سواء البسيطة أو المعقدة.

٢-قائمة بالمهام المطلوبة منك يومياً :

ويُفضّل أن تكون المهام الأساسية ٣ أو أقل لتقليل التشتت وزيادة التركيز والإنجاز، ويُفضّل أيضاً ترتيبهم من حيثُ الأهمية.

ومما يجب التنبيه عليه هو أنه من الأفضل لتحقيق أعلى إنتاجية أن يكون وقت تحديد المهام هو نهاية اليوم السابق وليس بداية اليوم الحالي.

أي: قائمة مهام اليوم من المفترض أن تكون قد تم تحديدها أمس، وقائمة مهام الغد من المفترض أن يتم تحديدها اليوم

لتكون قد بدأت يومك وعندك ما يكفي من المعرفة بما ستفعله، بدلاً من تضييع ساعات في تحديد المهام في بداية اليوم.

٣- قائمة بالأنشطة الممتعة

يجب تحضير قائمة من الأنشطة الممتعة التي تحب أن تفعلها خلال اليوم مثل:

مشروب الصباح، تناول الافطار والغداء، تصفح قنواتك المفضلة على اليوتيوب أو أي نشاط ممتع تفعله يومياً.

مع العلم أن هذه الأنشطة الممتعة يجب أن نستخدمها كفواصل بين المهام وتستخدم كتحفيز لإنجاز ما بعدها من المهام وبهذا سنحقق أعلى إنتاجية.

٤- تحديد عدد جلسات العمل

يجب أن تحدد عدد جلسات العمل  التي يجب أن نلتزم بها خلال اليوم، فمثلاً :

لو كانت مدة الجلسة ٢٥دقيقة من المفترض أن يكون عدد الجلسات بين ٨جلسات و١٦جلسة على حسب نوعية العمل.

هل هو عمل يحتاج تركيز ومجهود ذهني كبير أم عمل سهل ولا يحتاج؟

 فإذا كان العمل يحتاج إلى تركيز وبذل مجهود ذهني ف ٨ جلسات تفي بالغرض.

أما إذا كان سهلاً وروتينياً فيمكن تحقيق ١٦ جلسة عمل.

أما إذا كان العمل مختلط بين الإثنين فيكون بين ٨:١٦ جلسة، ومن المؤكد أنه كلما قلت مدة الجلسة زاد عدد الجلسات في المقابل.

ونصيحتي لك عزيزي القارئ هو أن للناس قدراتٌ متفاوتة فلا تقسو على نفسك،ولا تحدد توقعات عالية.

فعدم قدرتك على تحقيقها تجعلك تشعر شعوراً سيئاً بعدم الإنجاز وعدم تحقيق الإنتاجية.

تحقيق أعلى إنتاجية
تحقيق أعلى إنتاجية

كيفية إستخدام الأشياءالسابقة لتحقيق المطلوب من الإنجازات

أولاً : في الجزء العلوي من الصفحة ستكتب المهام المطلوبة منك على مدار اليوم  وستترك مسافة بسيطة فارغة بعدها ومن ثم تبدأ بوضع الخطة.

ثانياً :الخطوة الأولى ستكون القيام بجلسة عمل واحدة فقط في بداية اليوم.

الهدف من هذه الخطوة هو إحراز نجاح صغيرسريع في أول اليوم؛ لأن ذلك سيعمل على زيادة فرصك في تحقيق أعلى إنتاجية  بشكل كبير.

لأن التقدم البسيط الذي تفعله في بداية يومك سيقوم بتحفيزك على التقدم في باقي اليوم.

ثالثاً: ستكون هذه الخطوة هي المكافأة على إنجازك في أول خطوة

ومن الممكن أن تكون مشروبك الصباحي في حالة الإلتزام بجسلة عملك الأولى.

ويشترط في هذه المكافأة أن يكون وقتها لا يتجاوز جلسة عمل واحدة.

رابعاً : وستكون هذه الخطوة هي عدد من جلسات العمل وليكن ٣ جلسات أو أي عدد مناسب للحالة الذهنية التي تكون عليها في هذا الوقت.

خامساً: المكافأة وستكون هذه الخطوة هي واحد من الأنشطة الممتعة الذي قررت في البداية مكافأة نفسك بها بعد جلسات العمل التي قمت بها في الخطوات السابقة.

ويفضل لو كان هذا النشاط بعيداً عن حاسوبك ومكتبك الذان تقوم بالعمل باستخدام هما.

فيفضل في وقت المكافأة تغيير مكانك لتتمكن من المحافظة على نشاطك.

سادساً : عدد من جلسات العمل على حسب حالتك الذهنية وتركيزك وتليها الأنشطة الممتعة.

وهكذا بالمبادلة بين جلسات العمل والأنشطة الممتعة حتى تنتهي من عدد جلسات العمل المحدد.

تحقيق أعلى إنتاجية
تحقيق أعلى إنتاجية

* بعض النقاط التي ستساعدك في تطبيق هذه الطريقة

-بعض الناس يبدأ يوم العمل عندهم بعد صلاة الفجر مباشرةً والبعض الآخر ييدأ يومهم فور الوصول لمكان العمل.

فهذا لن يفرق في هيكلة الخطة ف الهدف من وضع الخطة هو تحديد التوقيت المتوقع لكل خطوة حسب وقت بدايتك ليومك.

– من المفضل عدم تحديد وقت معين لكل خطوة لكيلا تصاب بالإحباط في حالة عدم إنجازك في الوقت المحدد

،بل هي مجموعة خطوات تتوالى واحدة بعد الأخرى كلما انتهيت من خطوة تنتقل للخطوة التالية.

-هناك بعض الخطوات والتفاصيل التي من الصعب ذكرها في الخطة مثل الصلاة والتواصل الضروري مع أصدقائك.

ففي هذه الحالة لا داعي لذكرها في الخطة وحينما يأتي موعدها توقف عن ما تفعله وقُم بفعلها وثم أكمل ما كنت تقوم بفعله.

-أثناء جلسة العمل قم بالتركيز في مهمة واحدة فقط وفي حالة الإلتزام بهذا ستقوم بإنجاز مهام أكثر في أوقات أقل.

وأخيراً أود أن أقول لك مقولة “مالا يُدرك كله لا يُترك جُله”

فلا تحبط نفسك في حالة عدم إنجاز جميع المهام المحددة.

لأن هذا هو الطبيعي في البداية ولكي تتمكن من تحقيق أعلى إنتاجية عليك التحلي بالمرونة.